À croire qu'ils se sont passé le mot. Qu'ils soient du secteur public ou privé, le constat est unanime chez les archivistes : il y a un manque criard de moyens et d'intérêt accordés à l'archivage. Aujourd'hui, l'archiviste oscille entre espoir, fatalisme et résignation. C'est le cas de Massira Doumbia, archiviste à la direction de l'École Supérieure polytechnique de l'UCAD.

 

Elle ne dispose pas d'une salle d'archive. ''On a juste une salle pour faire avec. Il n'y a pas typiquement un dossier d'archive, ni de cadre de classement. Nous rencontrons d'énormes difficultés'', révèle-t-elle. Si les échanges ont été ouverts avec son responsable, pour disposer d'un budget ainsi qu'un espace pour les archives, la transition vers l'archivage électronique n'est pas à l'ordre du jour.

 

Les difficultés sont énormes dans toute profession, mais l'archivage représente le parent pauvre dans la hiérarchie administrative. Seydi Daouda Ba, archiviste à l’agence comptable de l'UCAD, affirme qu'au niveau de sa structure, ils sont confrontés à un problème de stockage des documents. ''C'est un bureau. En plus d'être partagé, il sert de salle de réunion et il y a également le problème du matériel'', explique-t-il.

 

''Aujourd'hui, à l'époque du numérique, il serait adéquat d'avoir une administration moderne. Un archivage moderne, tout en gardant, le fichier physique et numérique'', souhaite M. Ba. Il précise qu'il a encore recours à l'archivage physique qui ne lui épargne pas de nombreuses difficultés. Pour pallier toutes ces contraintes, Seydi Daouda Ba indique avoir rédigé un projet pour l’introduction de l'archivage numérique dans sa structure. ''Je pense que ce projet sera exploité par l'autorité. J’ai eu un entretien avec mon patron sur les enjeux et l'importance des archives, car l’archiviste est un élément incontournable dans l'administration'', soutient-il. 

 

 

Les difficultés sont partout les mêmes et à tout point de vue, comme le note Mohamed Lamine Kane, chef du service régional des archives de Dakar. Le problème d'espace est le plus ressassé. ''Chaque service administratif doit verser les documents dont il n'a plus besoin. Malheureusement, faute d'espace, nous ne pouvons plus les recevoir'', argue M. Kane.

 

Dans ce cas de figure, lesdits documents sont laissés au service producteur qui a tendance à négliger ceux dont il n'a plus besoin. La solution passe donc par une transition vers l'archivage numérique, mais à ce niveau également, il se pose le problème de moyens. ''Sur le plan des moyens, l'État fait des efforts qui restent tout de même insuffisants. À propos des besoins en matière d'archivage électronique, il faut avouer que nous avons encore du chemin à faire'', avoue-t-il. 

 

En revanche, pour cette archiviste auprès d'un opérateur de téléphonie de la place, les moyens ne posent pas problème. C'est plutôt le manque de collaboration et la non-reconnaissance du travail de l'archiviste qui sont déplorés. ''Depuis 2012 que j'ai intégré la boîte, dit-elle, le personnel n'est pas sensibilisé sur l'importance de mon travail. Il ne m'accorde pas d'importance, ce qui entraîne un manque de collaboration de leur part''. À l'en croire, c'est quand vient le moment d'un audit qu'un intérêt lui est accordé. Un autre souci qu'elle doit gérer, c'est la confidentialité de certains documents.

 

''Par exemple, je n'ai accès ni aux fichiers de vente, ni aux classements des documents qui sont faits'', énumère-t-elle, sous le couvert de l'anonymat. Elle n'occulte pas non plus le problème d'espace. ''Chez moi, on imprime beaucoup, ce qui fait qu'on a trop de fichiers. Le drame, c'est que sur un dossier de 20 pages, des fois, juste deux ou trois papiers sont importants'', se désole-t-elle.